Het principe “de mens is de maat van alle dingen” van Protagoras kan direct worden vertaald naar de moderne bedrijfsvoering. De professional op de afdeling – de verkoper, de marketeer, de projectleider – heeft de meest directe perceptie van de dagelijkse realiteit. Het is dan ook een kwestie van logica en efficiëntie om deze professional de instrumenten te geven om die realiteit objectief te meten. Te vaak zien we dat de toegang tot data een gecentraliseerde en tijdrovende aangelegenheid is, wat de besluitvorming vertraagt.
Bij SalesBridge hanteren we de overtuiging dat informationele autonomie een voorwaarde is voor een wendbare en volwassen organisatie. Zoho Analytics is het aangewezen instrument om deze autonomie te realiseren. Het stelt teams in staat om zelf, zonder constante tussenkomst van IT of externe analisten, hun eigen dashboards te configureren.
Dit artikel biedt een gestructureerde handleiding voor het bouwen van drie cruciale dashboards: voor Sales, Marketing en Operations. Het is een stappenplan om van data-afhankelijkheid naar data-eigenaarschap te evolueren.
I. Het Sales Dashboard: Objectieve Analyse van Commerciële Prestaties
Een sales dashboard biedt een helder, objectief overzicht van de commerciële prestaties en de toekomstige potentie. Het vervangt aannames door feiten en vormt de basis voor effectieve sales management.
Benodigde Rapporten en Hun Vorm:
- Pipeline per Fase (Trechtergrafiek – Funnel Chart): Visualiseert de waarde in elke fase van het verkoopproces. Het identificeert de omvang van de pipeline en de conversiepercentages tussen de fasen.
- Open Deals per Accountmanager (Staafdiagram – Bar Chart): Toont de verdeling van openstaande deals. Dit maakt een objectieve vergelijking van de werklast en de te verwachten omzet per individu mogelijk.
- Conversieratio (KPI Widget): Een kerngetal dat het percentage gewonnen deals weergeeft. De meest directe maatstaf voor commerciële effectiviteit.
- Forecast vs. Gerealiseerd (Combinatiegrafiek – Combo Chart): Zet de voorspelde omzet per periode af tegen de daadwerkelijk gerealiseerde omzet. Een belangrijk instrument om de nauwkeurigheid van de forecasting te evalueren.
- Overzicht van Commerciële Activiteiten (Draaitabel – Pivot Table): Kwantificeert de output (gesprekken, afspraken, taken) per verkoper en legt een directe link tussen inspanning en resultaat.
Stap-voor-Stap Gids in Zoho Analytics:
- Stap 1: Data Koppelen. Verifieer dat uw Zoho CRM (of een ander systeem) correct is gekoppeld als databron in Zoho Analytics en dat de tabellen ‘Deals’, ‘Accounts’ en ‘Activities’ volledig synchroniseren.
- Stap 2: Dashboard Aanmaken. Navigeer in Zoho Analytics naar ‘Create’ > ‘Dashboard’. Geef het een duidelijke naam, bijvoorbeeld “Analyse Commercie”.
- Stap 3: Rapporten Genereren. Gebruik de ‘Add Report’ functie om de benodigde componenten te bouwen:
- Trechtergrafiek: Kies als basis de ‘Deals’ tabel. Gebruik ‘Stage’ voor de segmenten en ‘SUM(Amount)’ als waarde. Selecteer ‘Funnel’ als grafiektype.
- KPI Widget: Creëer een ‘Aggregate Formula’ om de conversieratio te berekenen:
(COUNT(IF("Stage"='Closed Won', "Deal ID", NULL)) / COUNT("Deal ID")) * 100. - Overige grafieken: Volg een vergelijkbare logica voor de andere rapporten, waarbij u de juiste assen (bv. ‘Deal Owner’, ‘Closing Date’) en waarden (bv. ‘COUNT(Deal ID)’, ‘SUM(Amount)’) selecteert.
- Stap 4: Samenstellen en Delen. Sleep de gegenereerde rapporten naar het dashboardcanvas. Orden ze logisch en deel het dashboard met de relevante stakeholders binnen het salesteam.
II. Het Marketing Dashboard: Meetbare Return on Investment
Voor een marketingafdeling is een dashboard het instrument bij uitstek om verantwoording af te leggen en de return on investment (ROI) van campagnes en activiteiten aan te tonen.
Benodigde Rapporten en Hun Vorm:
- Leads per Bron (Cirkeldiagram – Pie Chart): Toont de procentuele verdeling van de herkomst van nieuwe leads. Essentieel om de effectiviteit van verschillende kanalen te beoordelen.
- Kosten per Lead (KPI Widget): Een hard cijfer dat de totale marketinguitgaven deelt door het aantal nieuwe leads. Een fundamentele maatstaf voor efficiëntie.
- Conversie van Marketing Qualified Lead (MQL) naar Sales Qualified Lead (SQL) (Staafdiagram – Bar Chart): Meet de kwaliteit van de leads die marketing aanlevert en de effectiviteit van de overdracht naar sales.
- Campagne Prestaties (Tabel met Voorwaardelijke Opmaak): Een overzicht van lopende en afgeronde campagnes, met kolommen voor budget, gegenereerde leads en ROI. Kleurcodering kan snel succes of onderprestatie aanduiden.
- Website Bezoekers & Conversies (Lijngrafiek – Line Chart): Toont de trend in websiteverkeer en het aantal conversies (bv. ingevulde formulieren) over tijd.
Stap-voor-Stap Gids in Zoho Analytics:
- Stap 1: Databronnen Integreren. Koppel naast uw CRM ook platformen als Google Analytics, Google Ads en eventuele marketing automation software (zoals Zoho Campaigns) aan Zoho Analytics.
- Stap 2: Gemeenschappelijke Velden Definiëren. Zorg dat u data uit verschillende bronnen kunt combineren door gemeenschappelijke velden (zoals datum of campagnenaam) correct te mappen.
- Stap 3: Rapporten Bouwen.
- Cirkeldiagram: Gebruik de ‘Leads’ tabel. Selecteer ‘Lead Source’ als dimensie.
- Kosten per Lead: Vereist een gecombineerde tabel met marketingkosten (bv. uit een spreadsheet of finance app) en lead data. De formule is
SUM("Kosten") / COUNT("Lead ID"). - Lijngrafiek: Gebruik data uit Google Analytics. Plaats ‘Date’ op de X-as en ‘Users’ en ‘Goal Completions’ op de Y-assen.
- Stap 4: Dashboard Finaliseren. Stel het dashboard samen en geef het marketingteam de mogelijkheid om te filteren op periode, campagne of kanaal voor gedetailleerde analyse.
III. Het Operations Dashboard: Focus op Proces en Efficiëntie
Het operations dashboard is gericht op procesbeheersing, efficiëntie en het optimaal inzetten van middelen. Het biedt inzicht in de interne machinekamer van het bedrijf.
Benodigde Rapporten en Hun Vorm:
- Projectvoortgang (Gantt-diagram of Gestapeld Staafdiagram): Visualiseert de tijdlijnen, fasen en status van alle lopende projecten in één overzicht.
- Resourcebenutting (Heat Map of Draaitabel): Toont de allocatie en bezettingsgraad van medewerkers of teams over verschillende projecten. Helpt bij het identificeren van over- en ondercapaciteit.
- Doorlooptijd Tickets/Taken (KPI Widget): Het gemiddelde aantal dagen van creatie tot afronding van een taak of support ticket. Een directe indicator voor operationele snelheid.
- Budgetuitputting per Project (Meterdiagram – Gauge Chart): Toont voor elk project hoeveel van het gebudgetteerde bedrag of de uren reeds verbruikt is.
- Klanttevredenheid (CSAT) per Project (Tabel): Een overzicht van de klanttevredenheidsscores na afronding van een project of een belangrijke mijlpaal.
Stap-voor-Stap Gids in Zoho Analytics:
- Stap 1: Projectdata Centraliseren. Koppel uw projectmanagementtool (zoals Zoho Projects) of uw ERP-systeem. Zorg dat data over projecten, taken, urenregistraties en budgetten beschikbaar is.
- Stap 2: Rapporten Configureren.
- Gantt-diagram: Gebruik de ‘Tasks’ tabel. Definieer ‘Start Date’ en ‘End Date’ en groepeer per ‘Project Name’.
- Resourcebenutting: Maak een draaitabel met ‘Resource Name’ als rijen, ‘Project Name’ als kolommen en ‘SUM(Hours Worked)’ als data.
- Doorlooptijd: Creëer een formule:
AVG("Completion Date" - "Creation Date").
- Stap 3: Dashboard Vormgeven. Breng alle rapporten samen. De focus ligt op een helder, ‘in-één-oogopslag’ overzicht van de operationele status. Zorg voor filters op project, team of periode.
Conclusie: Van Inzicht naar Vooruitgang
Het zelf kunnen bouwen en interpreteren van deze dashboards is meer dan een technische vaardigheid. Het is een culturele verschuiving van afhankelijkheid naar proactieve controle. Het stelt teams in staat om hun eigen prestaties te doorgronden, gefundeerde vragen te stellen en continu te verbeteren. Dit is de kern van wat wij bij SalesBridge “Ad Maiorem” noemen: het streven naar grotere hoogten, gedragen door helder inzicht en weloverwogen actie.
Is dit de richting die uw organisatie wenst in te slaan? Dan is een gesprek over de concrete toepassing in uw context een logische volgende stap.