Vermijd het ‘chocopasta-syndroom’ in je organisatie

Ik ken slechts weinig mensen die niet van chocopasta op de boterham houden, en ook op de ontbijttafel bij mij thuis nam Nutella* een speciale plek in. Zo werd de pot op rituele wijze geopend (zonder het kenmerkende goudkleurige afdekpapiertje te beschadigen) en voorgeproefd door de moeder des huizes. Pas na de goedkeuring van de smaak en de kwaliteit mochten de andere gezinsleden toetasten. Wat zich in de eerste dagen na een vers geopende pot Nutella afspeelde heeft veel gelijkenissen met wat zich in bedrijven afspeelt.

Wanneer de pot vol is, dit is wanneer er in een bedrijf erg veel – zinvol – werk is, worden de boterhammen – die symbool staan voor een werkdag – dik gesmeerd. Het werk gaat vlot, het gaat vooruit, mensen zijn tevreden en smeren voluit. Het lijkt alsof er geen maat op staat. Zo ook aan de ontbijttafel waar de vader des huizes dan moet optreden zodat er niet meer pasta dan brood gegeten wordt.

Naarmate het niveau van de pasta in de choco-pot haar bodem dreigt te bereiken en géén nieuwe pot in het visier is, stellen we vast dat dezelfde boterhammen nog steeds belegd blijven tot aan het randje, maar dan met véél minder beleg. Ook op de werkvloer doet zo’n fenomeen zich voor: medewerkers vullen de dag nog wel, maar gaan wat trager werken, gaan wat extra werk verzinnen om toch maar een gevulde dag te hebben.

Een getraind vadersoog ziet natuurlijk zo dat zijn kinderen ofwel dikke of zeer dun belegde boterhammen aan het smeren zijn. Vooral als het een klein gezin betreft. Maar in een gezin met pakweg 5 kinderen ontsnapt er wel altijd ééntje aan de aandacht. Die blijft de boterhammen dik smeren terwijl zijn broertjes en zusjes het onderste uit de pot krabben.

Dit is het chocopasta-syndroom: naar mate er minder werk is gaan – sommige – mensen ook minder hard werken en vooral het voorhanden zijnde werk spreiden. Daarmee wordt een systeem gevoed dubbel werk, overtollig werk, zinloos verplaatsen van informatie,…

Wanneer de pot vol is, dit is wanneer er in een bedrijf erg veel – zinvol – werk is, worden de boterhammen – die symbool staan voor een werkdag – dik gesmeerd.

Het alziende vaderoog heeft een dubbele functie: 1) zien of de Nutella-pot haar bodem (bijna) bereikt heeft om tijdig een nieuwe pot te kunnen aanschaffen en 2) na te gaan hoe dik de boterhammen belegd worden zodat de pot in een optimaal en verantwoord tempo leeggemaakt wordt en dat het beleg zo gesmeerd wordt dat niemand honger lijdt of té dikke lagen smeert.

Zo geldt het ook voor het arendsoog van de verkoopleider of zaakvoerder in een onderneming. Hij of zij zorgt ervoor dat 1) er voldoende orders blijven binnenkomen en als een kritische drempel bereikt wordt er op het ‘commerciële gaspedaal’ geduwd kan worden en 2) na te gaan of niemand te dun aan het ‘smeren’ is om de dag gevuld te krijgen terwijl anderen verdrinken in het werk.

In vergelijking met een klein gezin kan in een kleine onderneming een verkoopleider of zaakvoerder met voldoende voeling op de werkvloer snel aanvoelen hoe dik er ‘gesmeerd’ wordt. Hoe groter het gezin of de organisatie, hoe moeilijker het wordt om het overzicht te bewaren. Dan hebben we het voor het gemak nog niet over ‘nieuw samengestelde gezinnen’ of bedrijven die het resultaat zijn van een fusie of overname.

Een goed CRM-systeem kan hier een uitweg bieden. In dit systeem kunnen alle afspraken, telefonische contacten en taken een plaats vinden zodat je de productiviteit en activiteitsgraad van elke medewerker exact kunt kennen, tot in het kleinste detail.

De stap naar zo’n systeem lijkt eenvoudig: een systeem kiezen, creditcard uithalen en klaar. Helaas, hoe eenvoudig sommige platformen het ook willen laten uitschijnen, op de weg tussen droom en daad staan in dit geval vaak ‘weerstand,’ ‘onbegrip’ en ‘schrik voor de verandering’ in de weg.

Laat u daarom begeleiden in de digitale transitie van uw organisatie. SalesBridge helpt u hierbij.  Bovendien kunt u voor dit advies of voor een specifieke opleiding beroep doen op de KMO-portefeuille!  Wil u weten hoe?  Vul dan het onderstaande formulier in.  Wij nemen spoedig contact met u op.  Bellen kan ook: +32 (0)59 790 530.

*De keuze voor Nutella – een handelsmerk van Ferrero – als voorbeeld in dit artikel, drukt in geen geval een oordeel uit over het product, noch het merk op zich.