In een vorige bijdrage op deze site hadden we het over de manier waarop je naar taken kunt kijken in functie van ‘vraag’ en ‘antwoord’ waarbij we een onderscheid maakten tussen gekende en ongekende vragen en bekende en onbekende antwoorden. We stelden toen: wanneer je een bekende vraag hebt en een bekend antwoord, dan moet je automatiseren. En dat klopt.
Nemen we het voorbeeld van de tolhuisjes langs de Franse snelwegen. Toen je 10 jaar geleden naar het zuiden reed kwam je om de zoveel kilometer een tolhuisje tegen met telkens een 10-tal medewerkers die slechts 1 ding moesten doen: de prijs voor de afgelegde kilometers in ontvangst nemen. Vandaag zie je daar geen levende ziel meer. De job werd geautomatiseerd. Immers: zowel vraag: “hoeveel kilometer werd afgelegd,” als het antwoord: hoeveel moet betaald worden,” zijn gekend. Zoiets automatiseren (los van de technologische vraagstukken) is op vlak van procesdenken een koud kunstje.
Maar denk nu even na waar u in uw omgeving een dergelijke automatisering zou kunnen toepassen waardoor u een pak ‘dom werk’ en dus ook tijd zou kunnen uitsparen. Hier is een voorbeeld: een verkoper die 5 afspraken per dag inplant verliest een pak tijd als één van die klanten waarmee hij een afspraak heeft niet opdaagt of er niet is wanneer de verkoper bij hem aankomt. Om dat te vermijden stuurt die vertegenwoordiger plichtsbewust elke avond voor de afspraak een korte herinneringsmail naar zijn klant om hem er op te wijzen dat er morgen een afspraak ingepland staat. De kans dat een klant dan toch zijn kat stuurt wordt hiermee een pak kleiner.
Elke avond zo’n mail versturen naar 5 klanten neemt toch al snel wat tijd in beslag, vooral als je niet een ‘mechanische’ herinnering wil uitsturen, maar het toch persoonlijk wil houden. In termen van ‘vraag’ en ‘antwoord’ is hier de perfecte setting om te kiezen voor automatisering. Immers, alle factoren zijn gekend: we weten wanneer de afspraak er is en met wie én we willen een mail sturen. Met Zoho CRM doe je zo’n automatisatie in een handomdraai.
Zo doe je het:
